Las campañas de seguimiento pueden ser algo complicado de administrar para los propietarios de pequeñas empresas. No solo se necesita tiempo y energía para crear, sino que siempre existe esa pregunta persistente: ¿Cuál es la línea entre ser persistente y ser molesto?

Si bien puede parecer que estás cruzando esa línea, la realidad es que la mayoría de las personas no aceptan una oferta la primera vez que la haces. Entonces, si no está organizando una campaña de seguimiento, está perdiendo la conversión de prospectos que se habrían convertido en clientes si hubieran tenido noticias suyas una o dos veces más. O está dejando atrás la oportunidad de impulsar a los clientes hacia arriba en la escala de productos.

Hoy echaremos un vistazo a los elementos que intervienen en la creación de una campaña de seguimiento eficaz y qué herramientas pueden ayudarlo a hacerlo.

Defina sus metas

El primer paso para casi cualquier estrategia de marketing es establecer el por qué detrás de ella. Lo mismo ocurre con sus campañas de seguimiento. Empiece por preguntarse qué quiere que hagan sus prospectos o clientes como resultado de recibir la campaña.

Tal vez sea conseguir que un cliente potencial participe en una llamada de demostración con alguien de su equipo de ventas. Tal vez sea conseguir que un cliente existente se una a su programa de referencias. Cualquiera que sea el objetivo, es útil ser específico sobre la acción que desea que realice la persona para que pueda adaptar toda su campaña para impulsar esa acción.

Mantenga su mensaje actualizado

Cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico sabe que recibe una gran cantidad de correo todos los días. Si continúa haciendo la misma pregunta de la misma manera, una y otra vez, esa es una manera segura de filtrar o eliminar su correo electrónico.

Aunque tenga un objetivo en mente, su seguimiento no debe ser solo el mismo contenido copiado, pegado y reenviado. Supongamos que es dueño de un negocio de jardinería y se comunica con antiguos clientes hacia el final del invierno, alentándolos a inscribirse en citas periódicas para el cuidado del césped en la primavera y el verano.

Usted establece su objetivo para que los clientes se registren en un paquete completo de 10 sesiones, pero cada correo electrónico debe tener un enfoque diferente. El primero podría ser un video que muestre a las familias que pasan más tiempo juntas en la playa porque otra persona se ocupa de su jardinería. El siguiente podría ser un conjunto de testimonios de clientes que se inscribieron en el paquete de cuidado del césped el año pasado y les encantó. El tercero podría ser una oferta para empaquetar sus servicios de cuidado del césped con la gestión de las plantaciones de primavera, y el cuarto podría ser una solicitud para programar una llamada para discutir los servicios.

Sea estratégico sobre su tiempo

Hay un poco de ciencia para calcular el tiempo de programación de los seguimientos. Envíe las comunicaciones demasiado juntas y comenzará a sentirse spam. Deje grandes brechas entre las comunicaciones y corre el riesgo de perder la oportunidad de cerrar una venta.

Una buena regla general es dejar al menos dos días entre correos electrónicos. En su mayor parte, si alguien va a responder a su correo electrónico, lo hará dentro de las 24 horas posteriores a su recepción. Eso significa que no desea enviar un correo electrónico todos los días, pero tampoco desea semanas de retraso.

El momento ideal se verá diferente para cada negocio. Parte de acertar en el momento adecuado es comprender su ciclo de ventas y sus clientes. Si es un B2B, tiene un ciclo de ventas más largo y la decisión de una empresa de comprar su producto o servicio probablemente tenga que pasar por un proceso de aprobación interno. Eso significa que querrá permitir más tiempo entre correos electrónicos, de modo que su contacto tenga el tiempo suficiente para ejecutar su propuesta por parte de los tomadores de decisiones en su empresa y volver a usted, ya sea con una decisión o con una solicitud de más información.

El momento será diferente para una empresa de comercio electrónico que trata con un consumidor individual. Digamos que es un minorista de ropa que establece una campaña de seguimiento que se activa cuando alguien abandona un carrito en su sitio web. Esos correos electrónicos deben agruparse más estrechamente, ya que generalmente no se necesitan semanas para que alguien tome una decisión sobre un nuevo par de zapatos o camiseta.

Piense más allá del correo electrónico

El correo electrónico es una parte muy beneficiosa de cualquier campaña de marketing y, sin duda, es una herramienta útil para las campañas de seguimiento. Sin embargo, existen otros canales. A veces, en nuestro mundo saturado de tecnología, nos olvidamos de los métodos de comunicación probados y verdaderos, como las llamadas telefónicas o el correo postal.

Con tanto correo llegando a la bandeja de entrada de una persona todos los días, a veces se está adoptando un enfoque menos convencional y más antiguo para comunicarse que puede llamar su atención. Una gran campaña de seguimiento incluirá correos electrónicos cronometrados, pero también debe integrar otros medios de comunicación. Además, la tecnología le permite utilizar mejor los enfoques de la vieja escuela. Algunos de los ejemplos que cubrimos aquí de remitentes de correo directo mejorados con tecnología incluyen el envío de correo altamente personalizado a clientes potenciales, que incluyen ofertas específicas para ese individuo o incluso páginas de destino únicas basadas en sus intereses.

Digamos que tiene un bufete de abogados. Tiene alguien que visitó su sitio web y completó su formulario, solicitando más información sobre uno de sus servicios de planificación patrimonial. Si bien esto puede y debe desencadenar una campaña de seguimiento por correo electrónico, también debe apuntar a un seguimiento telefónico. Si ha enviado un par de correos electrónicos sin respuesta, llame a su contacto y mencione que está haciendo un seguimiento de los correos electrónicos y que está feliz de responder cualquier pregunta o proporcionar información adicional. También puede incorporar anuncios publicitarios en su campaña. Unas semanas después de que hayan completado el formulario, envíeles un folleto sobre planificación patrimonial, con una carta personalizada adjunta, ofreciéndoles hablar uno a uno, si están interesados.

Encuentre las herramientas adecuadas para hacer el trabajo

Usar una herramienta de automatización de marketing y CRM para rastrear sus interacciones con clientes potenciales o clientes y asegurarse de que realmente está cumpliendo con su seguimiento es una pieza crítica del rompecabezas.

Existe una serie de herramientas que combinan CRM y capacidades de automatización de marketing. Considere una plataforma como ActiveCampaign o OntraPort para ayudarlo a administrar tanto el seguimiento como la ejecución de sus campañas.

Una herramienta conjunta de CRM y automatización de marketing le permite controlar todos los puntos de contacto que tiene con una persona, ya sea una forma de comunicación analógica como una postal o digital como un correo electrónico. Y el componente de automatización de marketing le permite programar seguimientos de correo electrónico, campañas de SMS u otras tácticas, que pueden ser activadas por el cliente o prospecto que realiza una determinada acción.

Gran parte de la realización de la venta o el ascenso de un cliente en la escala del producto se trata de persistencia. A veces es difícil para una persona administrarlo todo, pero con la ayuda de una herramienta de automatización de marketing, puede prepararse fácilmente para el éxito estableciendo una campaña que, una vez que la haya creado, esencialmente se ejecute sola.

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